Onderzoek: bedrijven zetten stappen in digitalisering douaneprocessen

• Een overweldigende meerderheid van de bedrijven beschouwt zichzelf als goed uitgerust voor nieuwe digitaliseringsprojecten
• Maar: een gebrek aan expertise, financiële middelen en steun van het management zorgt voor vertraging
• Met name in de samenwerking met douaneagenten biedt digitalisering kansen

Een meerderheid van de bedrijven is van plan om zijn douaneprocessen te digitaliseren of heeft alvast de eerste stappen daartoe gezet. Dat is de conclusie op basis van het recente onderzoek ‘Clear the track for Digital Customs Management’, dat is gepubliceerd door softwarebedrijf AEB in samenwerking met de Duale Hochschule Baden-Württemberg (DHBW) in Stuttgart. Meer dan 35 procent van de 435 respondenten meldt dat zijn bedrijf tenminste één digitaliseringsproject op het gebied van douaneprocessen heeft uitgevoerd. Bijna net zo veel bedrijven heeft zo’n project in de planning of inmiddels opgestart. Het volledige rapport is beschikbaar via www.aeb.nl/onderzoek.  

Handelsconflicten versterken de behoefte aan efficiënte standaard processen

Een derde van de respondenten geeft aan dat digitalisering van douaneprocessen een hoge prioriteit heeft binnen het bedrijf. Dat is veel gezien het feit dat douaneafdelingen vaak klein zijn en om de schaarse middelen moeten strijden met grote afdelingen zoals inkoop, verkoop of productie. “Onze aanname is dat de media-aandacht over het groeiende aantal handelsconflicten de interesse van het management in digitalisering van douaneprocessen een flinke impuls heeft gegeven. Bedrijven hebben efficiënte, gestandaardiseerde processen nodig om tijd vrij te maken voor hun douanespecialisten. Die hebben die extra tijd nodig om problemen op te lossen en aan strategisch belangrijke opdrachten te werken”, zegt dr. Dirk Hartel, hoogleraar logistiek en supply chain management aan de DHBW en coauteur van dit onderzoeksrapport.

Effect van digitalisering van douaneprocessen

De ondervraagden zien de centralisatie van douane management als het belangrijkste voordeel van digitalisering (61 procent). Zij noemen centrale archivering (49 procent) en verbeterde IT-communicatie met douaneautoriteiten (43 procent) als andere resultaten. De respondenten hechten in het bijzonder veel waarde aan digitalisering op terreinen als ‘exportmanagement’, ‘exportcontroles’ en ‘oorsprong & preferenties’. 

Digitalisering als antwoord op het tekort aan specialisten

Een meerderheid van de ondervraagden verwacht dat de personeelskosten van de douaneafdeling dalen als resultaat van digitalisering. Maar liefst 73 procent rekent op een kostendaling van meer dan tien procent. Slechts 7 procent van de bedrijven is daadwerkelijk van plan om de komende drie jaar te snijden in het personeelsbestand van hun douaneafdeling. De reden voor dit opvallend lage cijfer is het tekort aan gekwalificeerd personeel. “Bedrijven zoeken naar efficiënte middelen om de grote werklast met de huidige bezetting beter af te handelen, niet zozeer om daadwerkelijk de douaneafdeling in te krimpen. De capaciteit van bedrijven is alleen schaalbaar met een digitale strategie. Als douaneprocessen niet worden gedigitaliseerd, groeit de douaneafdeling uit tot een groot bottleneck”, verklaart dr. Ulrich Lison, lid van de raad van bestuur van AEB en eveneens coauteur van het onderzoeksrapport.

Optimisme overheerst, maar bedrijven klagen over obstakels

Digitalisering van douaneprocessen stuit op veel obstakels binnen bedrijven. Van alle ondervraagden klaagt 36 procent over een gebrek aan expertise op het gebied van digitalisering, 35 procent over het gebrek aan steun van het management en 33 procent over het gebrek aan middelen. Ondanks al deze obstakels overheerst optimisme: 7 procent vindt dat zijn bedrijf erg goed is voorbereid op toekomstige uitdagingen op het gebied van digitalisering, 62 procent beschouwt zijn bedrijf als redelijk goed voorbereid. Hooguit 10 procent van de bedrijven kan worden geschaard in de categorie van digitale experts. Nog eens 33 procent behoort tot de categorie gevorderden, terwijl 36 procent in ieder geval enige ervaring met digitalisering heeft opgedaan (‘beginners’). 21 procent heeft nog geen enkele ervaring.

Nog steeds te weinig IT-interfaces voor data-uitwisseling met douaneagenten

“Bedrijven moeten snel en simpel aan de slag om ervaring op te doen. Ze moeten zich in eerste instantie focussen op eenvoudige, kleine projecten die snel resultaat opleveren – denk aan automatisering van exportmanagement of een dashboard met data over internationale handel”, adviseert dr. Ulrich Lison. Een betere IT-integratie met douaneagenten is ook zo’n project. Van de deelnemende bedrijven vertrouwt 27 procent grotendeels of geheel op douaneagenten. Van deze bedrijven gebruikt 63 procent email of telefoon voor communicatie met douaneagenten. Niet meer dan 26 procent beschikt over een IT-interface voor gestructureerde data-uitwisseling. “Geïntegreerde communicatie tussen IT-systemen is een basisvoorwaarde. Anders leidt uitbesteding alleen maar tot meer werk als gevolg van overbodige handelingen en potentiële misverstanden. Dat resulteert uiteindelijk in een hogere total cost of ownership”, waarschuwt dr. Dirk Hartel.

Over het onderzoek

Het rapport ‘Clear the track for Digital Customs Management’ is gebaseerd op een onderzoek onder 435 experts in de vakgebieden logistiek, internationale handel en IT, afkomstig uit verschillende sectoren. De respondenten werken bij bedrijven van verschillende groottes. Eén op de twintig is lid van de directie of het topmanagement, ongeveer de helft heeft een managementfunctie als hoofd van een afdeling of business unit. Het onderzoek wordt sinds 2013 jaarlijks uitgevoerd door softwarebedrijf AEB en DHBW Stuttgart.

Over AEB (www.aeb.com/nl)  

AEB-software ondersteunt de global trade en logistieke processen van bedrijven in de industriële, commerciële en dienstensector. Meer dan 5.000 klanten uit meer dan 35 landen maken gebruik van AEB-oplossingen voor douaneafhandeling, import- en exportmanagement, sanctielijst screening, export controle, transport management en magazijnbeheer. 

Het portfolio van AEB strekt zich uit van kant-en-klare softwareproducten in de cloud tot aan on-premise oplossingen die door middel van configuratie makkelijk op uw processen af te stemmen zijn. De oplossingen van AEB zorgen voor meer transparantie, efficiëntie en kostenbesparingen in supply chain management en verminderen bedrijfsrisico's.

AEB heeft meer dan 450 medewerkers. Het softwarebedrijf heeft zijn hoofdkantoren en datacenters in Stuttgart, meerdere regiokantoren in Duitsland en internationale kantoren in Nederland, het Verenigd Koninkrijk, Singapore, Zwitserland, Zweden, Tsjechië, Frankrijk en de Verenigde Staten.

Over DHBW Stuttgart (www.dhbw-stuttgart.de)

Duale Hochschule Baden-Württemberg (DHBW) behoort met circa 8.300 bachelor studenten tot de grootste instellingen voor hoger onderwijs in Stuttgart en omgeving. De instelling met specialisaties in bedrijfskunde, technologie en sociale wetenschappen werkt samen met 2.000 zorgvuldig geselecteerde bedrijven en instituten om meer dan veertig nationaal en internationaal erkende werk- en studieprogramma’s op bachelor-niveau te kunnen aanbieden. In overeenstemming met de coöperatiegedachte van de universiteit is het onderzoek op DHBW Stuttgart toepassingsgericht. De drie afdelingen beschikken daarvoor over hun eigen training- en opleidingscentra die focussen op verschillende onderzoeksthema’s.