Volledig compliant en uiterst efficiënte exportcontrole dankzij
oplossing van AEB
Tosoh Europe, leverancier van chemicaliën, heeft software van AEB geïmplementeerd om de controle en screening van exportzendingen te automatiseren. Dankzij deze oplossing is het dochterbedrijf van het Japanse Tosoh Corporation altijd volledig compliant.
Tosoh Europe levert chemicaliën voor onder meer diagnostische systemen en materialen aan de halfgeleiderindustrie. De meeste producten worden gemaakt op productielocaties buiten de Europese Unie. Ze worden direct getransporteerd naar klanten of tijdelijk opgeslagen – al dan niet in een entrepot - in het Europees distributiecentrum in Nederland of in andere regionale warehouses in Europa, Midden-Oosten of Afrika. Daarvandaan worden de gevaarlijke goederen verpakt en verzonden naar behoefte van klanten. “We verkopen veel in de EU natuurlijk, maar hebben ook klanten in andere landen zoals Rusland en in het Midden-Oosten en Afrika”, vertelt Lars Droog, manager supply chain en general affairs bij Tosoh Europe.
Exportcontrole en Europese, Amerikaanse én Japanse sanctielijsten
Voor exportcontrole en screening tegen sanctielijsten heeft Tosoh Europe een IT-oplossing van AEB geselecteerd: ATC :: Compliance Screening and Export Controls. De reden is de strenge regelgeving waaraan Tosoh Europe gebonden is. Die gaat verder dan het screenen op Europese en Amerikaanse sanctielijsten met personen en entiteiten. Als Tosoh Europe levert aan klanten buiten de Europese Unie, moeten de zendingen ook gescreend worden tegen de meest recente product- en embargolijsten van de Europese Unie en de Verenigde Staten. Chemicaliën die al eerder vanuit de Verenigde Staten zijn geïmporteerd, vallen namelijk nog steeds onder de Amerikaanse exportwetgeving. En omdat het bedrijf een Japans moederbedrijf heeft, moeten alle zendingen ook tegen de Japanse sanctielijsten worden gescreend. “Volledige compliance is het doel”, benadrukt Droog.
Sanctielijsten altijd up to date
De reden voor aanschaf van ATC: Compliance Screening and Export Controls is de wens op de arbeidsintensieve exportcontrole te automatiseren en te integreren in het totale bedrijfsproces. Dat is waarom Droog heeft gezocht naar een oplossing met meer dan alleen een krachtig screening algoritme. “Wij wilden een gecentraliseerde oplossing waar de content ook onderdeel van is, zodat we altijd over de meest recente versies van de verschillende sanctielijsten beschikken. Daarnaast moest de oplossing kunnen worden geïntegreerd met het SAP® systeem dat we in 2013 in Europa hebben geïmplementeerd.”
De oplossing van AEB voorziet in die behoefte. Via de data service van AEB blijven de lijsten in ATC :: Compliance Screening and Export Controls altijd up to date. De oplossing werkt als een plugin in SAP en zorgt op deze wijze voor een eenvoudige integratie. Daardoor kunnen de medewerkers van Tosoh Europe in de SAP omgeving blijven werken, terwijl de AEB-oplossing op de achtergrond draait.
Geen concessies aan efficiëntie
De implementatie nam twee maanden in beslag. In die twee maanden is de oplossing uitgebreid getest en zijn alle medewerkers intensief getraind. “Onze ervaring tot nu toe is positief. Het was voor ons erg belangrijk om geen concessies te doen aan de efficiëntie”, vertelt Droog.
De oplossing van AEB maakt dat mogelijk. De workflow wordt alleen onderbroken als dat wettelijk gezien nodig is, bijvoorbeeld omdat een extra procedure of vergunning benodigd is. In dat geval ontvangen alle betrokken partijen automatisch een bericht per email. De order blijft geblokkeerd tot dat duidelijk is dat er verder geen restricties van toepassing zijn en de zending kan worden vrijgegeven door de Compliance Officers.
Volledig inzicht
Lars Droog kijkt met tevredenheid terug op het project. “Wij zijn niet alleen blij met de oplossing, maar ook met de ondersteuning van AEB tijdens en na het project. We hebben nu volledig inzicht in alle zendingen die gecontroleerd en gescreend moeten worden en archiveren automatisch alle gegevens.”